التحول الرقمي لأنظمة الإدارة
التحول الرقمي لأنظمة الإدارة
شارك هذا المقال
التحول الرقمي لأنظمة الإدارة
يضمن نظام الإدارة أن العمليات التجارية تعمل بكفاءة وبما يتماشى مع رؤية المنظمة. مع بداية عام 2020 ، من الواضح أن التحول الرقمي يلعب دورًا مهمًا في تحسين كفاءة العملية. وبغض النظر عن الصناعة ، فإن الاستغناء عن الورق لا يتعلق فقط بكونك عملًا واعيًا بالبيئة ، بل هو ضرورة لاستدامة الأعمال في المشهد سريع التغير. سواء كانت تكتلًا ، أو فندقًا ، أو خدمة مشاركة ، أو شركة هندسية ، أو استشارية ، وما إلى ذلك ، إذا كانت وثائق نظام الإدارة لا تزال محتفظًا بها كملف سميك للإسهاب ، فإن المنظمة تخسر المزيد من المال في الحفاظ على الأعمال الورقية والتخلص منها مقابل جني ثمار التحول الرقمي.
غالبًا ما يعمل الموظفون داخل المنظمة في عزلة. لذلك ، غالبًا ما يتعذر على أعضاء الفريق الآخرين الوصول إلى المستندات الضرورية الموجودة على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بالموظفين ما لم تتم مشاركتها عبر البريد الإلكتروني وفي كل مرة يتم تحديث المستند ، يجب إرسال المستند عبر البريد الإلكتروني. تتمثل الفائدة الأولى والواضحة لإجراء التحول الرقمي في توفر معلومات موثقة محدثة مثل الدليل والسياسة والإجراءات والنماذج والقوالب وما إلى ذلك على منصة مشتركة واحدة. يمكن تخصيص الوصول إلى كل مستند وفقًا لوظيفة المستخدمين. على سبيل المثال: يمكن لمالك العملية تحديث نموذج خاص بقسمه ، ولكن سيتم تحميل نسخة PDF آمنة من النموذج على محرك الأقراص من قبل مكتب المدير التنفيذي عند الموافقة ويمكن إخطار المستخدمين بالتحديث عبر البريد الإلكتروني.
غالبًا ما تقوم المنظمات بتعيين ممثل إداري (MR) يشرف على عملية تدقيق الشهادات ويكون مسؤولاً عن صيانتها. إذا كان شخص واحد قادرًا على الحفاظ على نظام الإدارة بمفرده ، فيجب أن تشعر بالقلق. إنها ببساطة ليست وظيفة لشخص واحد. يتم دعم نظام الإدارة الفعال من قبل القيادة ، ومراقبته من قبل الإدارة ويتم تنفيذه من قبل كل فرد في المؤسسة. ستعمل البوابة الإلكترونية أو محرك الأقراص المشترك على إضفاء الطابع المركزي على نظام الإدارة والسماح لكل فرد بالوصول إليه لفهم مساهمته في دعم وتحسين التميز في العمليات التجارية.
تشمل المزايا الأخرى للتحول الرقمي تقليل التكلفة التشغيلية بمرور الوقت ، وتقليل الوقت المستغرق في إعداد التقارير / الاحتفاظ بالوثائق ، وتحسين جودة الوثائق ، وزيادة سعة التخزين للسجلات ، وتقليل الوقت في استرداد السجلات ، والحصول على ملاحظات العملاء والتحليل في الوقت الفعلي من خلال الإنترنت منصات المسح. أخيرًا ، الغرض الرئيسي من تحسين كفاءة العملية من خلال التحول الرقمي هو تسريع والحفاظ على الجودة العالية للعمليات التشغيلية وزيادة الوقت الذي يقضيه في زيادة الحصة السوقية للمؤسسة.
