قواعد ولوائح الاعتماد

تعليق التصديق

قد يتم تعليق الشهادة الصادرة لنظام معين لفترة محدودة. قد تشمل المناطق التي يتم بدء التعليق فيها على سبيل المثال لا الحصر الحالات التالية: –

• إذا أظهرت المراقبة المنتظمة أو تدقيق إعادة الاعتماد عدم الامتثال للمتطلبات التي لا تتطلب الانسحاب الفوري.
• في حالة الاستخدام غير السليم للشهادة ، على سبيل المثال لا يتم حل المطبوعات أو الإعلانات المضللة عن طريق عمليات التراجع المناسبة أو غيرها من الإجراءات العلاجية المناسبة من قبل العميل.
• طلب العميل طواعية التعليق.
• إذا كان هناك أي مخالفة أخرى لقواعد ولوائح الشهادات أو كان العميل قد فشل بشكل مستمر أو خطير في تلبية متطلبات الشهادة ، بما في ذلك متطلبات فعالية نظام الإدارة
• إذا لم يتم تنفيذ طلبات الإجراءات التصحيحية (CAR’s) خلال فترات زمنية محددة.
• إذا تأخرت المراقبة أو إعادة التدقيق لأكثر من شهرين بعد تاريخ الاستحقاق أو قبل ذلك أيضًا لأن الموقف قد يتطلب اعتمادًا على المعلومات المتاحة لـ RICI.

يجب ألا يعرّف العميل عن نفسه كمنظمة معتمدة من RICI تغطي المنتج أو العملية أو الخدمة التي تم تقديمها أثناء فترة التعليق. سيؤكد مدير مخطط RICI للعميل التعليق الرسمي للشهادة. في الوقت نفسه ، يجب على مدير النظام تحديد الشروط التي سيتم بموجبها إزالة التعليق. في نهاية فترة التعليق ، سيتم إجراء مراجعة لتحديد ما إذا كانت الشروط الموضحة لإعادة الشهادة قد استوفيت. عند استيفاء هذه الشروط ، يمكن رفع التعليق عن طريق إخطار العميل أو من خلال التدقيق بإعادة الشهادة. في حالة عدم استيفاء الشروط تسحب الشهادة. (في معظم الحالات يجب ألا يتجاوز التعليق 6 أشهر). يجب أن تجعل RICI حالة تعليق الشهادة متاحة للجمهور على النحو الذي تراه مناسبًا. سيتم تحميل العميل جميع التكاليف التي تكبدتها RICI ، في تعليق وإعادة إصدار الشهادات.

سحب / إلغاء الشهادة

يؤدي الفشل في حل المشكلات التي أدت إلى تعليق الشهادة في الوقت المحدد بواسطة RICI إلى سحب أو تقليل نطاق الشهادة. يجوز سحب الشهادة أو تقليص نطاقها في الحالات التالية: –

• إذا أظهرت المراجعة أن عدم الامتثال ذو طبيعة خطيرة.
• إذا تأخرت المراقبة أو إعادة التدقيق لأكثر من 4 أشهر بعد تاريخ الاستحقاق أو قبل ذلك إذا تطلب الموقف ذلك
• إذا لم يقم العميل بتسوية السداد المستحق لالتزاماته المالية.
• إذا فشل العميل في اتخاذ الإجراءات المناسبة لإزالة سبب التعليق.
• إذا تم اتخاذ أي إجراءات من قبل العميل والتي من شأنها أن تضر بسمعة مخطط RICI.

في الحالات المذكورة أعلاه ، يحق لـ RICI سحب الشهادة عن طريق إبلاغ العميل. للعميل الحق في الاستئناف.

يمكن أيضًا سحب الشهادات في الحالات التالية: –

• إذا كان العميل لا يرغب في مواصلة التصديق على النظام طواعية.
• إذا لم يعد المنتج أو العملية أو الخدمة معروضة.
• إذا توقف العميل عن التداول لأي سبب كان.

عملية معالجة الشكاوى

إذا كان للعميل سبب للشكوى فيما يتعلق بسلوك موظفي أو مدققي RICI ، فيجب تقديم الشكوى كتابيًا ، وموجهًا إلى مدير مخطط RICI على العنوان: schem@ricionline.com  ؛ أو من خلال موقع الشركة: www.ricionline.com ؛ أو من خلال خطاب مسجل. في حالة تقديم شكوى ضد مدير النظام ، يجب توجيه خطاب الشكوى إلى المدير العام لـ RICI. يجب إحالة الشكاوى التي تتلقاها RICI من أي صاحب مصلحة فيما يتعلق بأنشطة عميل معتمد إلى ذلك العميل في الوقت المناسب.

يجب التحقيق في الشكوى وفقًا لإجراءات معالجة الشكاوى الخاصة بـ RICI وإبلاغ النتيجة ، إذا لزم الأمر.

يتم تسجيل الشكوى المزعومة وتقييمها لإثبات صحتها ، مع اتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب عند الضرورة. يجب أن تخضع هذه العملية لمتطلبات السرية. تحدد RICI ، جنبًا إلى جنب مع العميل والمشتكي ، ما إذا كان سيتم الإعلان عن موضوع الشكوى وحلها ، وإذا كان الأمر كذلك إلى أي مدى.

إجراءات الاستئناف

يحق للعميل الطعن في أي قرار أو إخطار صادر عن RICI بما في ذلك التعليق أو الحد من النطاق أو سحب الشهادة من قبل RICI. يجب أن يكون الإخطار عن نية العميل في الاستئناف كتابيًا ويجب أن يتم توجيهه إلى مدير مخطط RICI في غضون أربعة عشر يومًا من استلام أي إخطار أو قرار على العنوان: schem@ricionline.com ؛ أو من خلال موقع الشركة: www.ricionlince.com ؛ أو من خلال خطاب مسجل. يحق للعميل الاعتراض على مشاركة أعضاء معينين من إدارة RICI في إجراءات الاستئناف إذا كان من الممكن تقديم دليل على تعرض حيادهم للخطر. يحق للمستأنفين أيضًا عرض قضيتهم شخصيًا على نفقتهم الخاصة.

سيتم الاستماع إلى الاستئناف من قبل لجنة الاستئناف بما في ذلك أعضاء الإدارة العليا. يجب أن تكون لجنة الاستئناف محايدة ومستقلة عن الأشخاص المعنيين في القضية المطروحة. يكون قرار لجنة الاستئناف نهائيًا وملزمًا لكل من العميل و RICI. بمجرد أن تتخذ لجنة الاستئناف قرارًا ، لا يمكن تقديم أي دعوى مضادة من قبل أي من الطرفين في النزاع لتعديل أو تغيير قرارها. سيتم اتخاذ قرارات الاستئناف في غضون شهرين من استلام الاستئناف ، أو قبل ذلك إذا كان ذلك ممكنًا. يجب إرسال نتيجة الاستئناف كتابيًا إلى المستأنف وسيتم تحديثها باستمرار بشأن التقدم المحرز. لا يجوز أن يؤدي التحقيق والقرارات المتعلقة بالاستئناف إلى أي إجراءات تمييزية ضد المستأنف.

مصاريف

يحق لـ RICI فرض رسوم على مستوى يتم تحديده من وقت لآخر مع مراعاة تكاليف التشغيل المتعلقة بالخدمات والإدارة والتطوير طويل الأجل للخدمات. ترد تفاصيل الترتيبات التجارية في عقود التصديق أو الاتفاقيات الأخرى بين RICI والعملاء.

إشعار التغييرات

يتعين على جميع العملاء إبلاغ RICI دون تأخير بالأمور التي قد تؤثر على قدرة نظام الإدارة على الاستمرار في تلبية متطلبات المعيار المستخدم للحصول على الشهادة. تشمل الأمور تغييرات تتعلق بما يلي:

• القانوني أو التجاري أو التنظيمي أو الملكية ، بما في ذلك الإدارة الرئيسية ، وصنع القرار أو الموظفين الفنيين.
• عنوان الاتصال والمواقع.
• حجم ونطاق العمل في ظل نظام الإدارة المعتمد.
• تغييرات كبيرة في نظام الإدارة والعمليات.

يجب أيضًا إخطار مدققي RICI بجميع التغييرات التي تم إجراؤها على نظام الإدارة منذ الزيارة السابقة. تقدم RICI لعملائها المعتمدين بسبب إشعار بأي تغييرات على متطلباتها للحصول على الشهادة. سيتم ذكر الإطار الزمني للتنفيذ في الإشعار. سيتم التحقق من أي تغييرات من هذا القبيل في عمليات التدقيق اللاحقة.

Doc 01:  Rev 02/14.03.17