RICI: شركة RICI المحدودة، هي هيئة إصدار الشهادات.
العميل: المنظمة التي تعاقدت مع RICI للحصول على خدمات شهادات نظام الإدارة.
نموذج الاستفسار الأولي: وثيقة تستخدم لجمع وتسجيل المعلومات الخاصة بالعميل اللازمة لاتخاذ قرار مستنير بشأن الكفاءة المطلوبة لإجراء تدقيق فعال.
للحصول على الشهادة والاحتفاظ بها، يجب على جميع المتقدمين والعملاء في أنظمة الشهادات المختلفة (الجودة، البيئة، الصحة والسلامة، أمن المعلومات وسلامة الأغذية وأنظمة الإدارة الأخرى إلخ) الالتزام بالقواعد التالية:
يتم إجراء عمليات التدقيق الأولية (المرحلة 1 و 2) مقابل إجراءات المتقدم ومتطلبات المعايير المقبولة دوليًا:
سيتم إجراء عمليات التدقيق من قبل مدققي RICI المعتمدين وسيتم إبلاغ النتائج إلى العميل. إذا تم تحديد أي نقاط تطوير في المرحلة الأولى، فسيتم منح العميل وقتًا كافيًا للتنفيذ قبل المضي قدمًا إلى المرحلة الثانية. يجب ألا تتجاوز الفجوة بين المرحلة الأولى والثانية 6 أشهر. سيركز تدقيق المرحلة الأولى على متطلبات الوثائق والمناطق الرئيسية للتنفيذ وكذلك لضمان التخطيط الفعال للمرحلة الثانية. سيركز تدقيق المرحلة الثانية على التحقق من التنفيذ والخروج باستنتاج وتوصية. يجب إغلاق أي عدم مطابقة في هذه المرحلة بشكل فعال في غضون إطار زمني متفق عليه لمدة شهر واحد.
عند اكتمال التدقيق الأولي واعتبار الأنظمة مرضية لمتطلبات المعيار من قبل إدارة النظام المعتمدة، سيقوم مدير النظام بإبلاغ العميل وفقًا لذلك وإصدار شهادة التسجيل. سيتم تحديد تواتر المراقبة إما مرة أو مرتين كل عام، ولكن يمكن إجراء زيارات إضافية حسب تقدير مدير نظام RICI. يجب أن يتم أول مراقبة في غضون 11 شهرًا من تاريخ المرحلة الأولى مع عمليات مراقبة لاحقة على أساس سنوي من تاريخ المرحلة الثانية. استمرار الشهادة خاضع لعمليات التدقيق الدورية والالتزام بقواعد ولوائح الشهادة.
تبدأ دورة الشهادة بتاريخ قرار الشهادة وتستمر لمدة 3 سنوات. سيتم تحديد التاريخ على الشهادة الصادرة من قبل RICI. يجب إجراء إعادة تدقيق في نهاية دورة الشهادة لمدة 3 سنوات. ستكون حالة الشهادة متاحة على الموقع الرسمي لـ RICI www.ricionline.com. قد يكون من الضروري لـ RICI إجراء عمليات تدقيق للعملاء الحاصلين على الشهادة بإشعار قصير للتحقيق في الشكاوى، أو استجابة للتغييرات، أو كمتابعة للعملاء المعلقين. في مثل هذه الظروف، يجب على RICI توخي مزيد من العناية في تعيين فريق التدقيق. قد تكون عمليات التدقيق بإشعار قصير غير معلنة إذا لزم الأمر. ستظل الشهادة ملكًا لـ RICI ويجب إعادتها دائمًا عند الطلب. يجب على جميع العملاء الاحتفاظ بسجل لجميع شكاوى العملاء التي يتلقونها والتي تقع ضمن نطاق التسجيل الذي تم منح الشهادة له. يجب أن تكون تفاصيل الإجراءات المتخذة للرد على هذه الشكاوى متاحة لمراجعة RICI في التدقيق.
في نهاية دورة الشهادة لمدة 3 سنوات وقبل انتهاء صلاحية الشهادة، يجب إعادة تدقيق العميل. لا يجب التوصية بإعادة شهادة التدقيق إذا لم يتم إغلاق أي حالات عدم مطابقة رئيسية بحلول انتهاء صلاحية الشهادة الأخيرة.
إذا رغب العميل في توسيع نطاق شهادته لتشمل منتجات أو عمليات أو خدمات أو مواقع إضافية، يجب عليه التقدم بطلب إلى RICI كتابيًا. سيقوم مدير النظام بمراجعة طبيعة التمديد وتحديد عمليات التدقيق/التقييم اللازمة التي يجب إجراؤها.
يحق للعميل نشر أن نظام الإدارة المعمول به معتمد من قبل RICI وتطبيق علامة الشهادة و/أو الاعتماد على المواد الترويجية التي تنطبق عليها الشهادة. في كل حالة، يجب على العميل توخي العناية الكافية في منشوراته وإعلاناته بحيث لا يحدث أي لبس بين شهادة نظام الإدارة وشهادة منتج معين، والنطاقات التجارية المعتمدة وغير المعتمدة التي تغطي المنتج و/أو الخدمات، والتي قد تضلل السوق. يجب ألا يدعي العميل أي ادعاء قد يضلل المشترين للاعتقاد بأن منتجًا أو عملية أو خدمة أو موقعًا أو منظمة مشمولة بالشهادة بينما في الواقع ليست كذلك. سيتم توفير القواعد التفصيلية من قبل RICI مع الشهادة الصادرة على Doc 02 Rules for Use of Certification and Accreditation Marks. أو Doc 02p Rules for Use of Certification and Accreditiaion Marks (Rev 02, 01 01 21) – PNAC تظل الشعارات المستخدمة من قبل العملاء المعتمدين ملكًا لهيئة الشهادة أو هيئة الاعتماد ويجب التوقف عن استخدامها إذا تم سحب الشهادة.
تسعى RICI جاهدة لضمان أن موظفيها ومدققيها يحافظون على سرية جميع المعلومات السرية التي يتعرفون عليها نتيجة اتصالاتهم مع العميل. يجب على العميل الحفاظ على سرية جميع الشروط والظروف التجارية مع RICI لخدمات الشهادة. لا يجب الكشف عن معلومات حول عميل معين أو فرد إلى أي طرف ثالث دون موافقة كتابية من العميل أو الفرد المعني إلا كما هو موضح في 7 أعلاه. عندما تكون RICI ملزمة قانونًا بإفشاء معلومات سرية إلى طرف ثالث، يجب إخطار العميل أو الفرد المعني، ما لم ينظمه القانون، مسبقًا بالمعلومات المقدمة. عند توفير معلومات سرية إلى هيئات أخرى (مثل هيئة الاعتماد أو مجموعة اتفاق أو نظام تقييم الأقران)، يجب ضمان سرية المعلومات التي يتم عرضها أثناء الوصول من قبل هذه الهيئات.
تتخذ RICI جميع الاحتياطات المعقولة للتحكم في استخدام شهاداتها من قبل العملاء الحاصلين على الشهادة. يتم التعامل مع الإشارات غير الصحيحة إلى الشهادات أو الاستخدام المضلل للشهادات الموجودة في الإعلانات؛ الكتالوجات، إلخ، بإجراءات مناسبة، والتي قد تشمل إجراء قانوني أو تصحيحي أو نشر المخالفة. يتم دعوة العملاء للإبلاغ إلى مدير النظام عن أي إساءة استخدام لعلامات RICI التي تصل إلى علمهم. سيتم التعامل مع مصدر جميع المعلومات الواردة بسرية. عندما تتلقى RICI تقريرًا عن إساءة استخدام الشهادة، يتم التحقيق في التقرير. إذا تم إثبات سوء الاستخدام، يتم دفع تكلفة التحقيق من قبل حامل الشهادة. ستحدد RICI مدى سوء الاستخدام ونوع الإجراء التصحيحي الذي يجب اتخاذه.
يمكن تعليق الشهادة الصادرة لنظام معين لفترة محدودة. قد تشمل المجالات التي تبدأ التعليق ولكن لا تقتصر على الحالات التالية:
يجب ألا يحدد العميل نفسه كمنظمة معتمدة من RICI تغطي المنتج أو العملية أو الخدمة التي تم تقديمها أثناء فترة التعليق. سيؤكد مدير نظام RICI التعليق الرسمي للشهادة إلى العميل. في نفس الوقت، سيحدد مدير النظام الشروط التي سيتم بموجبها رفع التعليق. في نهاية فترة التعليق، سيتم إجراء مراجعة لتحديد ما إذا كانت الشروط المحددة لاستعادة الشهادة قد تم الوفاء بها. عند الوفاء بهذه الشروط، يمكن رفع التعليق عن طريق إخطار العميل أو من خلال التدقيق بأنه تمت استعادة الشهادة. إذا لم يتم الوفاء بالشروط، يتم سحب الشهادة. (في معظم الحالات، لا يجب أن يتجاوز التعليق 6 أشهر). ستجعل RICI حالة تعليق الشهادة متاحة للجمهور كما تراه مناسبًا. يتم تحميل العميل جميع التكاليف التي تتكبدها RICI في تعليق واستعادة الشهادات.
يؤدي الفشل في حل المشكلات التي أدت إلى تعليق الشهادة في الوقت المحدد من قبل RICI إلى سحب أو تقليل نطاق الشهادة. يمكن سحب الشهادة أو تقليل نطاق الشهادة في الحالات التالية:
إذا كان لدى العميل سبب للشكوى بشأن سلوك موظفي أو مدققي RICI، يجب تقديم الشكوى كتابيًا، موجهة إلى مدير نظام RICI على: scheme@ricionline.com؛ أو من خلال موقع الشركة: www.ricionline.com؛ أو من خلال خطاب مسجل. إذا كانت الشكوى ضد مدير النظام، يجب توجيه خطاب الشكوى إلى المدير العام لـ RICI. يتم إحالة الشكاوى التي تتلقاها RICI من أي طرف معني بشأن أنشطة عميل معتمد إلى ذلك العميل في الوقت المناسب.
يتم التحقيق في الشكوى وفقًا لإجراءات عملية معالجة الشكاوى في RICI ويتم إبلاغ النتيجة، إذا لزم الأمر.
يتم تسجيل الشكوى المزعومة وتقييمها لتحديد صحتها، مع اتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب عند الضرورة. تخضع هذه العملية لمتطلبات السرية. تحدد RICI مع العميل والشاكي ما إذا كان موضوع الشكوى وحلها سيتم نشرهما، وإلى أي مدى.
يحق للعميل الاستئناف ضد أي قرار أو إخطار من RICI بما في ذلك تعليق أو تقليل نطاق أو سحب الشهادة من قبل RICI. يجب تقديم إخطار بنية العميل للاستئناف كتابيًا ويجب توجيهه إلى مدير نظام RICI في غضون أربعة عشر يومًا من استلام أي إخطار أو قرار على: scheme@ricionline.com أو من خلال موقع الشركة: www.ricionline.com؛ أو من خلال خطاب مسجل. يحق للعميل الاعتراض على مشاركة أعضاء معينين من إدارة RICI في إجراءات الاستئناف إذا تم تقديم دليل على أن حيادهم قد تعرض للخطر. يحق للمستأنفين أيضًا تقديم قضيتهم شخصيًا على نفقتهم الخاصة.
يتم الاستماع إلى الاستئناف من قبل لجنة الاستئناف بما في ذلك أعضاء من الإدارة العليا. يجب أن تكون لجنة الاستئناف محايدة ومستقلة عن الأشخاص المشاركين في القضية المطروحة. يكون قرار لجنة الاستئناف نهائيًا وملزمًا لكل من العميل و RICI. بمجرد اتخاذ لجنة الاستئناف قرارًا، لا يمكن لأي من الطرفين في النزاع المطالبة بتعديل أو تغيير قراره. يتم اتخاذ القرارات بشأن الاستئناف في غضون شهرين من استلام الاستئناف، أو في وقت أقرب إذا كان ذلك ممكنًا. يتم إبلاغ نتيجة الاستئناف كتابيًا إلى المستأنف ويتم تحديثه بانتظام حول التقدم. لا يؤدي التحقيق والقرارات بشأن الاستئناف إلى أي إجراءات تمييزية ضد المستأنف.
يحق لـ RICI فرض رسوم بمستوى يتم تحديده من وقت لآخر مع مراعاة تكاليف التشغيل المتعلقة بالخدمات والإدارة والتطوير طويل الأجل للخدمات. يتم تفصيل الترتيبات التجارية في عقود الشهادة أو غيرها من الاتفاقيات بين RICI والعملاء.
يطلب من جميع العملاء إبلاغ RICI دون تأخير بالأمور التي قد تؤثر على قدرة نظام الإدارة على الاستمرار في تلبية متطلبات المعيار المستخدم للشهادة. تشمل الأمور التغييرات المتعلقة بما يلي:
يجب أيضًا إخطار مدققي RICI بجميع التغييرات التي تم إجراؤها على نظام الإدارة منذ الزيارة السابقة. تمنح RICI عملاءها الحاصلين على الشهادة إشعارًا مسبقًا بأي تغييرات على متطلباتها للشهادة. يتم ذكر الإطار الزمني للتنفيذ في الإشعار. يتم التحقق من أي تغييرات من هذا القبيل في عمليات التدقيق اللاحقة.