قواعد ولوائح الاعتماد

قواعد ولوائح الاعتماد

تعريفات

RICI: هيئة إصدار الشهادات.

العميل: المؤسسة التي تعاقدت مع RICI لخدمات اعتماد نظام الإدارة.

نموذج الاستفسار الأولي: المستند المستخدم لجمع وتسجيل المعلومات الخاصة بالعميل اللازمة لاتخاذ قرار مستنير بشأن الكفاءة المطلوبة المطلوبة لإجراء تدقيق فعال.

مخطط إصدار الشهادات

، من أجل الحصول على الشهادة والاحتفاظ بها ، يجب على جميع المتقدمين والعملاء في خطط إصدار الشهادات المختلفة (الجودة ، والبيئة ، والصحة والسلامة ، وأمن المعلومات وأنظمة إدارة سلامة الأغذية ، إلخ) الالتزام بالقواعد التالية: –

يجب توفير جميع المعلومات التي تعتبرها RICI ضرورية لاستكمال التقييم من قبل مقدم الطلب من خلال نموذج الاستفسار الأولي المعمول به. سيتم إبلاغ العميل بالتسعير والمتطلبات الأخرى من خلال اقتراح وعقد بأن RICI ستدير المخطط بطريقة شفافة وعادلة دون تحيز أو تمييز لأي متقدم بسبب حجمه أو نوع عمله أو خلفيته المالية أو السياسية. ستكون RICI مسؤولة عن العملية الكاملة وجميع أنشطة الشهادة ، من مراجعة الوثيقة الأولية ، والتدقيق / تقييم نظام إدارة العميل من خلال عمليات تدقيق المراقبة الدورية وإعادة التقييم / المراجعة.

يجب على RICI إبلاغ العميل بنتائج التدقيق / التقييم الأولية ، وإذا لم يقتنع بأن جميع متطلبات الشهادة قد تم الوفاء بها ، فيجب عليه إبلاغ العميل بالجوانب التي يعتبر فيها التطبيق غير متوافق. عندما يتمكن العميل من إثبات أنه قد تم اتخاذ إجراء علاجي فعال لتلبية جميع المتطلبات في غضون مهلة زمنية محددة ، ستقوم RICI بمراجعة الإجراء العلاجي وتحديد مدى ملاءمة منح الشهادة. يحق لجميع العملاء المعتمدين تقديم ملاحظات واقتراحات تتعلق بالمجالات المحتملة لتحسين القواعد واللوائح. تحتفظ RICI بالحق في إجراء تغييرات وتصحيحات على هذه القواعد واللوائح دون إشعار مسبق. سيتم إخطار العملاء مسبقًا بأي تغييرات تؤثر على مسؤولياتهم أو التزاماتهم.

يجب على العميل التأكد من أن مسألة المسؤولية تجاه RICI عن النظام المعتمد محددة بوضوح ، على سبيل المثال من خلال تعيين شخص معين تم ترشيحه للحفاظ على الاتصال مع RICI لضمان مراعاة الأحكام المذكورة أعلاه. يجب على العميل اتخاذ جميع الترتيبات اللازمة لإجراء عمليات التدقيق ، بما في ذلك أحكام فحص الوثائق والوصول إلى جميع العمليات والمناطق والسجلات والموظفين لأغراض الاعتماد الأولي والمراقبة وإعادة التصديق وحل الشكاوى. يجب على العميل السماح للمخطط ، وممثلي هيئة الاعتماد ، والمراجعين أو المراجعين المتدربين ، بالوصول المعقول كله لغرض مراقبة المراجعين / المقيمين في RICI الذين يقومون بعمليات تدقيق / تقييمات و / أو أنشطة مراقبة بما في ذلك أي عمليات تدقيق خاصة.

عمليات تدقيق أولية للحصول على الشهادة

يجب إجراء عمليات التدقيق الأولية (المرحلة 1 و 2) وفقًا لإجراءات مقدم الطلب والمتطلبات المقبولة دوليًا:

  • معايير نظام الإدارة.
  • التشريعات المعمول بها والمتطلبات الأخرى.

سيتم إجراء عمليات التدقيق من قبل مدققين معتمدين من RICI ويجب إبلاغ النتائج إلى العميل. إذا تم تحديد أي نقاط تطوير في المرحلة الأولى ، يجب إعطاء العميل وقتًا كافيًا للتنفيذ قبل الانتقال إلى المرحلة الثانية. يجب ألا تتجاوز الفجوة بين المرحلتين الأولى والثانية 6 أشهر. سيركز تدقيق المرحلة الأولى على متطلبات التوثيق ومجالات التنفيذ الرئيسية بالإضافة إلى ضمان التخطيط الفعال للمرحلة الثانية. سيركز تدقيق المرحلة الثانية على فحص التنفيذ والتوصل إلى استنتاج وتوصية. يجب إغلاق أي حالة (حالات) عدم امتثال في هذه المرحلة فعليًا خلال إطار زمني متفق عليه يبلغ شهرًا واحدًا.

شهادة

عند اكتمال التدقيق الأولي واعتبار الأنظمة مرضية للمتطلبات القياسية من قبل إدارة المخطط المعتمد ، يجب على مدير النظام إبلاغ العميل وفقًا لذلك وإصدار شهادة تسجيل. سيتم تحديد تكرار المراقبة إما مرة أو مرتين كل عام ، ولكن يمكن إجراء زيارات إضافية وفقًا لتقدير مدير المخطط في RICI. يجب أن تكون المراقبة الأولى في غضون 11 شهرًا من تاريخ المرحلة الأولى مع عمليات المراقبة اللاحقة على أساس سنوي من تاريخ المرحلة الثانية. يخضع استمرار الشهادة لعمليات تدقيق المراقبة المنتظمة والالتزام بقواعد ولوائح الاعتماد.

تبدأ دورة الشهادة بتاريخ قرار الاعتماد وتستمر لمدة 3 سنوات. سيتم تحديد التاريخ على الشهادة الصادرة من قبل RICI. يجب إجراء إعادة التدقيق في نهاية دورة الشهادة التي تبلغ مدتها 3 سنوات. ستكون حالة الشهادة متاحة على موقع RICI الرسمي www.ricionline.com. قد يكون من الضروري لـ RICI إجراء عمليات تدقيق للعملاء المعتمدين في وقت قصير للتحقيق في الشكاوى ، أو استجابة للتغييرات ، أو كمتابعة للعملاء الموقوفين. في ظل هذه الظروف ، يجب على RICI ممارسة مزيد من العناية في تعيين فريق التدقيق. قد تكون عمليات تدقيق الإخطار القصيرة غير معلنة إذا لزم الأمر. ستظل الشهادة ملكًا لـ RICI ويجب إعادتها دائمًا عند الطلب. يجب على جميع العملاء الاحتفاظ بسجل لجميع شكاوى العملاء التي يتلقونها والتي تقع ضمن نطاق التسجيل الذي تم منح الشهادة له. يجب أن تكون تفاصيل إجراءات الرد على شكاوى العملاء هذه متاحة لمراجعة RICI في المراجعة.

إعادة التصديق

عند الانتهاء من دورة الشهادة لمدة 3 سنوات وقبل انتهاء صلاحية الشهادة ، يجب إعادة مراجعة العميل. لا يوصى بمراجعة إعادة التصديق إذا لم يتم إغلاق أي حالات عدم توافق رئيسية بحلول انتهاء صلاحية الشهادة الأخيرة.

تمديد الشهادة

يجب على العميل الذي يرغب في توسيع نطاق شهادته لتغطية منتجات أو عمليات أو خدمات أو مواقع إضافية تقديم طلب كتابي إلى RICI. يجب على مدير النظام مراجعة طبيعة التمديد واتخاذ قرار بشأن المراجعات / التقييمات اللازمة التي يتعين إجراؤها.

الدعاية من قبل حاملي الشهادات

يحق للعميل نشر أن نظام الإدارة حسب الاقتضاء هو / معتمد من قبل RICI وتطبيق الشهادة و / أو علامة الاعتماد على المواد الترويجية التي تنطبق عليها الشهادة. في كل حالة ، يجب على العميل الاهتمام بشكل كافٍ بمنشوراته وإعلاناته بحيث لا ينشأ أي لبس بين شهادة نظام الإدارة وشهادة منتج معين ، ونطاقات الأعمال المعتمدة وغير المعتمدة التي تغطي المنتج و / أو الخدمات ، والتي قد تضلل السوق. لا يجوز للعميل تقديم أي ادعاء من شأنه أن يضلل المشترين للاعتقاد بأن منتجًا أو عملية أو خدمة أو موقعًا أو مؤسسة مشمولة بالشهادة في حين أنها ليست كذلك في الواقع. سيتم توفير القواعد التفصيلية من قبل RICI جنبًا إلى جنب مع الشهادة الصادرة في قواعد Doc 02 لاستخدام علامات الاعتماد والاعتماد. تظل الشعارات التي يستخدمها العملاء المعتمدون ملكًا لهيئة إصدار الشهادات أو هيئة الاعتماد ويجب إيقافها إذا تم سحب الشهادة.

الدعاية من قبل RICI

قد يتم وضع المعلومات غير السرية المتعلقة بنظام الإدارة المعتمد للعميل في المجال العام بواسطة RICI كما هو مطلوب بما في ذلك اسم العميل والموقع والمعايير المعتمدة والحالة الحالية للشهادة نشطة أو معلقة أو مسحوبة. يمكن أيضًا توفير معلومات أخرى مثل النطاق أو التحقق من نسخة طبق الأصل من الشهادة إذا لزم الأمر.

السرية

تسعى RICI إلى التأكد من أن موظفيها ومراجعيها يحافظون على السرية فيما يتعلق بجميع المعلومات السرية التي يتعرفون عليها نتيجة لاتصالاتهم مع العميل. يجب على العميل الحفاظ على سرية جميع الشروط والأحكام التجارية مع RICI لخدمات التصديق. لا يجوز إفشاء المعلومات المتعلقة بعميل معين أو فرد إلى أي طرف ثالث دون الحصول على موافقة كتابية من العميل أو الفرد المعني باستثناء ما هو مبين في 7 أعلاه. عندما يُطلب من RICI بموجب القانون الإفصاح عن معلومات سرية لطرف ثالث ، يجب إخطار العميل أو الفرد المعني مسبقًا بالمعلومات المقدمة ، ما لم ينظم ذلك القانون. عند إتاحة المعلومات السرية لهيئات أخرى ، (مثل هيئة الاعتماد أو مجموعة الاتفاق أو خطة تقييم الأقران) ، يجب ضمان سرية المعلومات التي يتم عرضها أثناء وصول هذه الهيئات إليها.

إساءة استخدام الشهادة

تتخذ RICI جميع الاحتياطات المعقولة للتحكم في استخدام شهاداتها من قبل العملاء المعتمدين. الإشارات غير الصحيحة إلى الشهادات أو الاستخدام المضلل للشهادات الموجودة في الإعلانات ؛ يجب التعامل مع الكتالوجات وما إلى ذلك من خلال الإجراءات المناسبة ، والتي يمكن أن تشمل الإجراءات القانونية أو التصحيحية أو الإعلان عن الانتهاك. العملاء مدعوون لإبلاغ مدير النظام بأي إساءة استخدام لعلامات RICI التي تلفت انتباههم. سيتم التعامل مع مصدر جميع المعلومات الواردة في سرية. عندما تتلقى RICI تقريرًا عن إساءة استخدام الشهادة ، يجب التحقيق في التقرير. إذا ثبت سوء الاستخدام يتحمل صاحب الشهادة تكلفة التحقيق. ستحدد RICI مدى سوء الاستخدام ونوع الإجراء التصحيحي الذي يتعين اتخاذه.

تعليق التصديق

قد يتم تعليق الشهادة الصادرة لنظام معين لفترة محدودة. قد تشمل المناطق التي يتم بدء التعليق فيها على سبيل المثال لا الحصر الحالات التالية: –

  • إذا أظهرت المراقبة المنتظمة أو تدقيق إعادة الاعتماد عدم الامتثال للمتطلبات التي لا تتطلب الانسحاب الفوري.
  • في حالة الاستخدام غير السليم للشهادة ، على سبيل المثال لا يتم حل المطبوعات أو الإعلانات المضللة عن طريق عمليات التراجع المناسبة أو غيرها من الإجراءات العلاجية المناسبة من قبل العميل.
  • طلب العميل طواعية التعليق.
  • إذا كان هناك أي مخالفة أخرى لقواعد ولوائح الشهادات أو كان العميل قد فشل بشكل مستمر أو خطير في تلبية متطلبات الشهادة ، بما في ذلك متطلبات فعالية نظام الإدارة
  • إذا لم يتم تنفيذ طلبات الإجراءات التصحيحية (CAR’s) خلال فترات زمنية محددة.
  • إذا تأخرت المراقبة أو إعادة التدقيق لأكثر من شهرين بعد تاريخ الاستحقاق أو قبل ذلك أيضًا لأن الموقف قد يتطلب اعتمادًا على المعلومات المتاحة لـ RICI.

يجب ألا يعرّف العميل عن نفسه كمنظمة معتمدة من RICI تغطي المنتج أو العملية أو الخدمة التي تم تقديمها أثناء فترة التعليق. سيؤكد مدير مخطط RICI للعميل التعليق الرسمي للشهادة. في الوقت نفسه ، يجب على مدير النظام تحديد الشروط التي سيتم بموجبها إزالة التعليق. في نهاية فترة التعليق ، سيتم إجراء مراجعة لتحديد ما إذا كانت الشروط الموضحة لإعادة الشهادة قد استوفيت. عند استيفاء هذه الشروط ، يمكن رفع التعليق عن طريق إخطار العميل أو من خلال التدقيق بإعادة الشهادة. في حالة عدم استيفاء الشروط تسحب الشهادة. (في معظم الحالات يجب ألا يتجاوز التعليق 6 أشهر). يجب أن تجعل RICI حالة تعليق الشهادة متاحة للجمهور على النحو الذي تراه مناسبًا. سيتم تحميل العميل جميع التكاليف التي تكبدتها RICI ، في تعليق وإعادة إصدار الشهادات.

سحب / إلغاء الشهادة

يؤدي الفشل في حل المشكلات التي أدت إلى تعليق الشهادة في الوقت المحدد بواسطة RICI إلى سحب أو تقليل نطاق الشهادة. يجوز سحب الشهادة أو تقليص نطاقها في الحالات التالية: –

  • إذا أظهرت المراجعة أن عدم الامتثال ذو طبيعة خطيرة.
  • إذا تأخرت المراقبة أو إعادة التدقيق لأكثر من 4 أشهر بعد تاريخ الاستحقاق أو قبل ذلك إذا تطلب الموقف ذلك
  • إذا لم يقم العميل بتسوية السداد المستحق لالتزاماته المالية.
  • إذا فشل العميل في اتخاذ الإجراءات المناسبة لإزالة سبب التعليق.
  • إذا تم اتخاذ أي إجراءات من قبل العميل والتي من شأنها أن تضر بسمعة مخطط RICI.

في الحالات المذكورة أعلاه ، يحق لـ RICI سحب الشهادة عن طريق إبلاغ العميل. للعميل الحق في الاستئناف.

يمكن أيضًا سحب الشهادات في الحالات التالية: –

  • إذا كان العميل لا يرغب في مواصلة التصديق على النظام طواعية.
  • إذا لم يعد المنتج أو العملية أو الخدمة معروضة.
  • إذا توقف العميل عن التداول لأي سبب كان.

عملية معالجة الشكاوى

إذا كان للعميل سبب للشكوى فيما يتعلق بسلوك موظفي أو مدققي RICI ، فيجب تقديم الشكوى كتابيًا ، وموجهًا إلى مدير مخطط RICI على العنوان: schem@ricionline.com  ؛ أو من خلال موقع الشركة: www.ricionline.com ؛ أو من خلال خطاب مسجل. في حالة تقديم شكوى ضد مدير النظام ، يجب توجيه خطاب الشكوى إلى المدير العام لـ RICI. يجب إحالة الشكاوى التي تتلقاها RICI من أي صاحب مصلحة فيما يتعلق بأنشطة عميل معتمد إلى ذلك العميل في الوقت المناسب.

يجب التحقيق في الشكوى وفقًا لإجراءات معالجة الشكاوى الخاصة بـ RICI وإبلاغ النتيجة ، إذا لزم الأمر.

يتم تسجيل الشكوى المزعومة وتقييمها لإثبات صحتها ، مع اتخاذ أي إجراء تصحيحي مطلوب عند الضرورة. يجب أن تخضع هذه العملية لمتطلبات السرية. تحدد RICI ، جنبًا إلى جنب مع العميل والمشتكي ، ما إذا كان سيتم الإعلان عن موضوع الشكوى وحلها ، وإذا كان الأمر كذلك إلى أي مدى.

إجراءات الاستئناف

يحق للعميل الطعن في أي قرار أو إخطار صادر عن RICI بما في ذلك التعليق أو الحد من النطاق أو سحب الشهادة من قبل RICI. يجب أن يكون الإخطار عن نية العميل في الاستئناف كتابيًا ويجب أن يتم توجيهه إلى مدير مخطط RICI في غضون أربعة عشر يومًا من استلام أي إخطار أو قرار على العنوان: schem@ricionline.com ؛ أو من خلال موقع الشركة: www.ricionlince.com ؛ أو من خلال خطاب مسجل. يحق للعميل الاعتراض على مشاركة أعضاء معينين من إدارة RICI في إجراءات الاستئناف إذا كان من الممكن تقديم دليل على تعرض حيادهم للخطر. يحق للمستأنفين أيضًا عرض قضيتهم شخصيًا على نفقتهم الخاصة.

سيتم الاستماع إلى الاستئناف من قبل لجنة الاستئناف بما في ذلك أعضاء الإدارة العليا. يجب أن تكون لجنة الاستئناف محايدة ومستقلة عن الأشخاص المعنيين في القضية المطروحة. يكون قرار لجنة الاستئناف نهائيًا وملزمًا لكل من العميل و RICI. بمجرد أن تتخذ لجنة الاستئناف قرارًا ، لا يمكن تقديم أي دعوى مضادة من قبل أي من الطرفين في النزاع لتعديل أو تغيير قرارها. سيتم اتخاذ قرارات الاستئناف في غضون شهرين من استلام الاستئناف ، أو قبل ذلك إذا كان ذلك ممكنًا. يجب إرسال نتيجة الاستئناف كتابيًا إلى المستأنف وسيتم تحديثها باستمرار بشأن التقدم المحرز. لا يجوز أن يؤدي التحقيق والقرارات المتعلقة بالاستئناف إلى أي إجراءات تمييزية ضد المستأنف.

مصاريف

يحق لـ RICI فرض رسوم على مستوى يتم تحديده من وقت لآخر مع مراعاة تكاليف التشغيل المتعلقة بالخدمات والإدارة والتطوير طويل الأجل للخدمات. ترد تفاصيل الترتيبات التجارية في عقود التصديق أو الاتفاقيات الأخرى بين RICI والعملاء.

إشعار التغييرات

يتعين على جميع العملاء إبلاغ RICI دون تأخير بالأمور التي قد تؤثر على قدرة نظام الإدارة على الاستمرار في تلبية متطلبات المعيار المستخدم للحصول على الشهادة. تشمل الأمور تغييرات تتعلق بما يلي:

  • القانوني أو التجاري أو التنظيمي أو الملكية ، بما في ذلك الإدارة الرئيسية ، وصنع القرار أو الموظفين الفنيين.
  • عنوان الاتصال والمواقع.
  • حجم ونطاق العمل في ظل نظام الإدارة المعتمد.
  • تغييرات كبيرة في نظام الإدارة والعمليات.

يجب أيضًا إخطار مدققي RICI بجميع التغييرات التي تم إجراؤها على نظام الإدارة منذ الزيارة السابقة. تقدم RICI لعملائها المعتمدين بسبب إشعار بأي تغييرات على متطلباتها للحصول على الشهادة. سيتم ذكر الإطار الزمني للتنفيذ في الإشعار. سيتم التحقق من أي تغييرات من هذا القبيل في عمليات التدقيق اللاحقة.

Doc 01:  Rev 02/14.03.17

للاستعلام عن الشهادة

Online Training Course

Get Your Proposal Now!